Aujourd’hui il existe de nombreuses solutions permettant de piloter votre activité de façon simple et efficace. Avoir un suivi centralisé et une connaissance des informations en temps réel n’est plus qu’un simple avantage concurrentiel mais véritablement une façon de travailler pour vous faire gagner en temps et en performance.La possibilité de recueillir, partager les données, au sein d’un fichier commun est une valeur ajoutée non négligeable sur la vie de l’entreprise : l’outil ne remplace pas l’Homme mais l’assiste et lui permet de se focaliser sur l’expérience et la satisfaction client plus que sur les besoins administratifs et légaux.

Seulement, un changement dans l’organisation d’une entreprise peut entrainer de nombreux désagréments, que ce soit au niveau technique (recherche de l’outil adapté à son système d’informations, en cohérence avec les méthodes de travail, …) ou humain (réticence à apprendre et utiliser un nouvel outil, manque de motivation quant aux changements des conditions de travail, …).

C’est ici qu’un chef de projet devient absolument indispensable, mais pourquoi ?

Qu’est-ce qu’un chef de projet et quel est son rôle ?

Une fois que la commande est passée auprès du prospect, Le chef de projet est la personne chargée de mener un projet et de garantir son bon déroulement dans le budget alloué et les délais du client. Il joue également le rôle d’intermédiaire en mettant en relation les différents acteurs qui travaillent autour de ce plan (ressources internes et externes à l’entreprise).  De ce fait, il est chargé, en amont, d’étudier l’environnement de travail de ces futurs clients afin de cerner ces besoins en fonction de son existant.

En résumé, le chef de projet a donc un véritable rôle de coordinateur, qui met en relation les différents services entre eux afin de réaliser le projet dans des délais et un budget donné par le client, mais pas seulement. Il se doit également d’instaurer un climat de confiance et une grande communication entre son client et les autres parties prenantes pour achever le programme dans les conditions données.
Afin de mener à bien sa mission, Il doit respecter certaines étapes tout en tenant informé les différents acteurs :

• analyser l’entreprise et son environnement de travail (management, structure, outils déjà existants, …)
• Paramétrage et adaptation de la solution mise en œuvre
• Installation et intégration du logiciel dans l’environnement de son client
• Tests d’intégration et reprise des données

Dans ce type de projet, il est courant que le chef de projet fasse le rôle d’AMOA, c’est-à-dire Assistance à Maîtrise d’Ouvrage qui transforme les besoins client en fonctionnalité grâce à la conception d’interfaces et à la rédaction d’un cahier des charges avec spécifications fonctionnelles et qu’il fasse appel à un AMOE externe, c’est-à-dire un maitre d’œuvre pour la conduite opérationnelle des travaux.

L’intervention de chacun est différente lors du déroulement d’un projet. La définition précise des besoins est traitée par le AMOA, qui se charge régulièrement d’exprimer ses besoins et de déléguer la partie réalisation à l’AMOE (souvent en raison d’un manque de connaissances techniques).
Cependant, la spécification des besoins doit rester sous la responsabilité du AMOA, le AMOE ne doit pas ajouter de nouvelles fonctionnalités au cours du projet à son initiative, sans accord du AMOA.

Cependant, la spécification des besoins doit rester sous la responsabilité du AMOA, le AMOE ne doit pas ajouter de nouvelles fonctionnalités au cours du projet à son initiative, sans accord du AMOA.

Les avantages d’un chef de projet dédié à la mise en place de votre outil

Avoir un chef de projet dédié à la mise en place de votre outil est un avantage précieux. Chez INOVIA, notre chef de projet a une double casquette : AMOA et AMOE. De ce fait, au cours du projet, il peut décider – avec l’accord de son client, d’ajuster et rajouter des fonctionnalités qu’il peut penser utile dans l’organisation et le bon fonctionnement de l’outil. Il possède donc toutes les compétences stratégiques mais aussi techniques afin de mettre en œuvre le projet dans les meilleures conditions pour gagner en temps et en performance avec une connaissance précise du marché de l’immobilier.

En ce sens, bien plus qu’une simple mise en place d’un outil, notre chef de projet vous conseillera et vous aidera à créer une véritable adhésion et confiance de la part de vos équipes pour intégrer un nouveau mode de travail dans un environnement déjà existant et permet de faire évoluer le projet pour une personnalisation totale. De ce fait, les équipes ne sont pas perdues et l’outil n’est pas inutile grâce à une solution adaptée à votre structure, mais aussi évolutif et complet, grâce à une détection des besoins tout au long des travaux.

Grâce à un cadrage avec les acteurs participants et un lancement du projet avec un planning détaillé, la mise en œuvre se fait naturellement et permet au client d’atteindre rapidement sa cible. Le client est accompagné avec des points d’étapes fixes qui permettent des livraisons successives jusqu’à l’installation et la prise en main complète de l’outil. La communication est le point fort d’INOVIA, qui souhaite tenir informé le client de toutes les étapes de la réalisation. En ce sens, des comités projet et de pilotage sont organisés avec les décisionnaires mais également avec les futurs utilisateurs de l’outil (environ tous les 15 jours). Notre chef de projet n’est pas simplement présent pour installer le programme, il jouera également un véritable rôle de conseil pour une transition fluide et directement incorporée à la stratégie globale de l’entreprise.

En outre, notre chef de projet reprend les étapes classiques en étoffant l’offre :

• Analyse du préexistant afin de définir les besoins réels du prospect
• Suivi du paramétrage et des développements adaptés à l’organisation interne de l’entreprise
• Installation du logiciel en cohérence avec les systèmes d’informations déjà utilisés par l’entreprise. Le but est de mettre LaFactory en corrélation avec l’existant.
• Accompagnement dans les phases de test et de reprise de données ?
• Des formations courtes d’une à deux journées selon la demande client sont prévues afin de faciliter la transition et instaurer confiance et confort autour d’un outil commun qui rassemble les équipes.
• Accompagnement au démarrage des équipes métiers
• Mise à jour et suivi pour un avoir un logiciel toujours plus performant en s’appuyant sur les technologies émergentes. Le suivi d’après-vente se fait de manière régulière afin de garder le contact et de s’assurer que l’adhésion des utilisateurs est au rendez-vous, il permet détecter les nouveaux besoins, traiter les anomalies et faire évoluer l’outil s’il en a besoin ou si le client le souhaite. Des formations sont également possibles pour l’ouverture des nouveaux modules !

Tout cela en détectant de nouveaux besoins et en adaptant l’outil en fonction du marché de l’immobilier et des technologies disponibles.

Grâce à sa connaissance du marché de l’immobilier, le chef de projet d’INOVIA vous propose donc un accompagnement complet, allant de la prise de décisions en passant par l’installation (avec une courte formation pour une prise en main rapide) jusqu’au mises à jour des nouvelles fonctionnalités afin de faire évoluer l’outil. En effet, notre chef de projet travaille en étroite collaboration avec notre chef de projet digital afin de vous proposer des solutions toujours plus performantes et avec des technologies nouvelles. (lien de l’article Bertrand).
Notre chef de projet s’assure que les attentes du client soient bien satisfaites et que la couverture fonctionnelle est à 100% ! Il adopte une posture de leader en accompagnant la prise de décision mais également d’exécutif afin de mettre en œuvre le projet dans les meilleures conditions.

INOVIA dans sa branche R&D souhaite développer les meilleurs outils et solutions pour accompagner cette transition digitale chez ses clients et proposer au monde l’immobilier des solutions toujours plus innovantes, tandis que notre chef de projet travaille en étroite collaboration avec ce service afin de mettre en application ces nouvelles technologies.

Afin de mieux comprendre le fonctionnement de nos solutions, nous vous invitons à découvrir très prochainement une vidéo sur les avantages de LaFactory au sein d’une entreprise. Des tutos seront à votre disposition sur Youtube, avec de nouvelles vidéos disponibles chaque mois, ainsi qu’un court article expliquant en quoi les solutions d’INOVIA vous permettent une optimisation maximale avec des outils à la pointe de la technologie.